Актуальный список документов при увольнении в 2023 году (РФ)
В 2023 году перечень документов, которые положено выдавать сотруднику при увольнении, существенно изменился в связи с введением новых форм отчетности. Часть документов осталась обязательной для выдачи, часть выдается только по запросу, а некоторые формы и вовсе отменены, как, например, справка №182н, выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.
В последний рабочий день сотруднику нужно выдать:
1) трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если не ведется бумажная трудовая книжка). В СТД-Р не забудьте указать вместо ПФР новый фонд – СФР;
2) выписку из персонифицированных сведений о физлицах за тот месяц, в котором произошло увольнение (вместо СЗВ-М);
3) выписку из 3-го раздела расчёта по страховым взносам (РСВ) за тот квартал, в котором сотрудник увольняется;
4) вместо СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3:
- выписку из подраздела 1.2 отчета ЕФС-1;
- выписку из подраздела 2 отчета ЕФС-1, если сотрудник имеет право на досрочную пенсию;
- выписку из подраздела 3 отчета ЕФС-1, если за сотрудника перечислялись дополнительные пенсионные взносы;
5) расчетный листок;
6) оригиналы документов сотрудника, если они хранились у работодателя (медицинская книжка, свидетельства и т. д.).
Если эти документы не выдать, то штраф для организации составит от 30 до 50 тысяч рублей, для руководителя и ИП – от 1 до 5 тысяч рублей, а при повторном нарушении – до 70 тысяч рублей и до 20 тысяч рублей соответственно. За нарушение срока выдачи трудовой книжки работнику выплачивается компенсация в размере среднего заработка за каждый день просрочки. Если сотрудника нет на месте в последний рабочий день, то, чтобы избежать штрафа, нужно направить ему в день увольнения уведомление о необходимости забрать документы либо дать разрешение на их отправку почтой.
По письменному запросу сотрудника выдаются:
1) справки о доходах для соцзащиты или для службы занятости;
2) справка о доходах и суммах налога физического лица;
3) справка по форме 2-НДФЛ за периоды до 2021 года;
4) заверенные копии документов (трудового договора, приказов, личной карточки и т. д.).
Перечень таких документов является открытым, единственное условие – они должны непосредственно касаться работы сотрудника в данной организации.
Документы по заявлению бывший работник может запросить и после увольнения, и их нужно выдать в течение 3-х рабочих дней. Отказ от выдачи дополнительных документов также может привести к штрафу.
Рекомендуем выдавать справки и иные документы по письменной описи.